آلية معالجة الشكوى تمر بالمراحل التالية :
ـ استلام شكوى/ملاحظة /مقترح شفهية كانت أو كتابية ، شخصياً أو من خلال صندوق الملاحظات والشكاوى ،وذلك من الأطراف التالية: طالب،عضو هيئة تدريس،موظف،أطراف معنية أخرى.
ملاحظة: في حالة الطالب ، يتقدم الطالب بشكوى لمكتب ضمان الجودة وذلك في حال لم يتم اتخاذ إجراء ومعالجة للشكوى من قِبل: المشرف الأكاديمي للطالب ، منسق المرحلة الدراسية ، ممثل ضمان الجودة بالكلية ، وكيل الكلية ، عميد الكلية ، على التوالي.
ـ توثيقها في قاعدة بيانات خاصة بالشكاوى وفقاً لتصنيف الشكوى /الملاحظة/المقترح سواء كانت (تتعلق بالبرنامج التعليمي ، بالخدمة ، أو عامة).
ـ إدراجها في نموذج الشكوى المعد في الخصوص وإعطائها رقماً مسلسلاً:رقم مسلسل/السنة.
ـ إرسال الشكوى للجهات المختصة ومطالبتهم باقتراح إجراءً تصحيحياً وجدول زمني للتنفيذ.
ـ إعلام الطرف الأول المعني بالشكوى ، بالإجراء التصحيحي المقترح وزمن تنفيذه.
ـ متابعة تنفيذ الإجراء ، وتوثيق ذلك في النموذج المعد.
ملف مرفق : نموذج الشكوى